Format Surat

Pada dasarnya pekerjaan atau tugas sekretaris dapat dibagi dalam tiga bagian, yaitu : Tugas rutin, Tugas melaksanakan instruksi ( penugasan khusus) dan Tugas yang bersifat kreatif
Tugas rutin adalah tugas-tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi tanpa menunggu instruksi khusus dari pimpinan atau tanpa menunggu waktu sudah dilaksanakan, sesuai dengan yang telah diterapkan dalam uraian tugasnya.
Pada dasarnya tugas rutin meliputi :

1. Menyusun / membuat surat ( korespondensi )
2. Menata arsip ( berkas )
3. Mengurus dan mengendalikan surat
4. Menerima dan melayani tamu serta bertamu
5. Menerima dan melayani telpon serta menelpon
6. Mengatur jadwal kegiatan pimpinan
7. Menyiapkan laporan dll.
Tugas melaksanakan instruksi ( penugasan khusus ) adalah : tugas – tugas yang tidak selalu setiap hari dilaksanakan oleh sekretaris, tetapi hanya dilaksanakan oleh sekretaris bila ada instruksi khusus dari pimpinan.
Misalnya :
1. Menyiapkan rapat dan membuat notulen / risalah rapat.
2. Menyiapkan perjalanan dinas pimpinan, dan lain-lain (sesuai dengan lingkungan kerjanya), dll.
Tugas yang bersifat kreatif adalah : tugas atau prakarsa sendiri yakni tanpa diminta, atau diperintah oleh pimpinan. Tugas ini merupakan hasil pertimbanagn sekretaris tentang perlu tidaknya sesuatu dikerjakan, sehingga dapat membantu meringankan beban pekerjaan pimpinan. Dalam hal tugas yang bersifat kreatif, sekretaris harus dapat menemukan sendiri segala sesuatu yang harus dikerjakan yang dapat merupakan suatu bantuan yang sangat diperlukan oleh pimpinannya, agar tugas bantuan yang diberikan kepada pimpinan dapat dilaksanakan dengan hasil guna dan berdaya guna.
Contoh tugas yang bersifat kreatif adalah :
1. Membuat perencanaan kerja
2. Mempelajari pengetahuan kerja
3. Mempelajari pengetahuan tentang buku kas kecil ( petty cash )
4. Pemantapan kepribadian
5. Efisiensi kerja
6. Pengembangan diri sekretaris
7. Menyiapkan perabot kantor perlengkapan dan alat-alat penting bagi sekretaris
8. Memahami cara kerja mesin kantor dan audio visual aids ( alat bantu peraga )
9. Memahami peraturan / keadaan organisasi tempat bekerja, dll.